- Il punto di partenza: l'accordo individuale è obbligatorio
- Il regime semplificato dell'emergenza non c'è più
- Cosa succede davvero se manca l'accordo scritto
- Il problema meno noto: senza accordo non c'è potere disciplinare
- Infortunio in smart working senza accordo: il nodo INAIL
- Sicurezza: l'informativa annuale e il rafforzamento del 2026
- Cosa deve contenere un accordo per essere davvero utile
- Come regolarizzare una situazione già in essere
- Conclusione
- Domande frequenti
16 Settembre 2026
Moltissime imprese italiane hanno iniziato a far lavorare i propri dipendenti da remoto nella primavera del 2020, quando la normativa emergenziale consentiva di attivare il lavoro agile con una semplice comunicazione unilaterale. Quel regime è terminato da tempo, ma in un numero sorprendente di aziende la prassi è rimasta esattamente quella di allora: si lavora da casa due o tre giorni a settimana, ci si è organizzati, funziona — e di accordi scritti non se ne è mai parlato.
È una situazione più diffusa di quanto si creda, e viene percepita come un'irregolarità formale di scarso rilievo. In realtà l'assenza dell'accordo individuale produce conseguenze molto concrete, che emergono tutte nello stesso momento: quando c'è un contenzioso, un infortunio o un controllo.
In questa guida vediamo cosa prevede esattamente la normativa, cosa succede davvero quando l'accordo manca — la risposta è più sfumata di un secco "è nullo" — e come regolarizzare una situazione già in essere senza stravolgere l'organizzazione.
Il punto di partenza: l'accordo individuale è obbligatorio
Il lavoro agile è disciplinato dagli artt. 18 e seguenti della Legge 81/2017, che lo definisce come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, con possibile organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro.
Due elementi emergono già dalla definizione. Il primo è che lo smart working è volontario da entrambi i lati: il datore di lavoro non può imporlo, e il rifiuto del lavoratore di sottoscrivere un accordo non può essere sanzionato. Il secondo è che l'istituto ruota interamente attorno all'accordo individuale, che ne costituisce il presupposto strutturale.
L'art. 19 stabilisce che tale accordo è stipulato per iscritto, e deve disciplinare l'esecuzione della prestazione all'esterno dei locali aziendali, le forme di esercizio del potere direttivo, gli strumenti utilizzati dal lavoratore, i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione.
Il regime semplificato dell'emergenza non c'è più
È il punto da chiarire subito, perché è la fonte del malinteso più diffuso. Durante la fase emergenziale il legislatore aveva sospeso proprio il perno dell'istituto: era possibile attivare il lavoro agile anche in assenza dell'accordo individuale, con una comunicazione unilaterale dell'azienda, e gli obblighi informativi in materia di salute e sicurezza erano assolvibili in via telematica semplificata.
Quel regime è cessato: dal 1° settembre 2022 è tornata pienamente applicabile la disciplina ordinaria della Legge 81/2017, con conseguente necessità di un accordo individuale scritto per ogni lavoratore. Le proroghe successive hanno riguardato solo platee specifiche e circoscritte — lavoratori fragili e genitori di figli in giovane età — non la generalità dei dipendenti.
Un'azienda che oggi gestisce lo smart working con le modalità del 2020 non sta applicando una prassi consolidata: sta operando fuori dal quadro normativo vigente da diversi anni.
Cosa succede davvero se manca l'accordo scritto
Qui sta la domanda che dà il titolo a questa guida, e la risposta merita precisione, perché circolano semplificazioni in entrambe le direzioni.
Forma scritta ad probationem, non ad substantiam
L'art. 19 prescrive la forma scritta "ai fini della regolarità amministrativa e della prova". È una formula tecnica con una conseguenza rilevante: la forma scritta non è richiesta ad substantiam, cioè come elemento costitutivo senza il quale l'accordo non esiste, ma ad probationem, cioè come strumento per dimostrarne il contenuto.
Tradotto in pratica: lo smart working svolto senza accordo scritto non è automaticamente nullo, e la prestazione resa resta valida a tutti gli effetti. Ciò che l'azienda perde è qualcosa di diverso, ma non meno importante — la possibilità di provare ciò che era stato pattuito.
Ed è esattamente in questo vuoto probatorio che si annidano i problemi reali. In caso di contestazione su orari, reperibilità, giornate concordate, strumenti forniti, luogo della prestazione o modalità di controllo, l'azienda si trova a dover sostenere la propria versione senza il documento che la normativa le chiedeva di predisporre. Nel dubbio, la ricostruzione che prevale tende a essere quella più favorevole al lavoratore.
A ciò si somma il profilo della regolarità amministrativa: l'assenza dell'accordo rende la modalità di lavoro irregolare rispetto alla disciplina di settore, con le conseguenze che vediamo nei paragrafi seguenti.
La comunicazione al Ministero e la relativa sanzione
Accanto all'accordo, l'art. 23 della Legge 81/2017 impone al datore di lavoro di effettuare una comunicazione telematica al Ministero del Lavoro, indicando i nominativi dei lavoratori interessati e le date di inizio, modifica o cessazione della prestazione in modalità agile.
Dal settembre 2022 la procedura è stata semplificata: non è più necessario allegare i singoli accordi individuali al portale ministeriale, ma è sufficiente trasmettere l'elenco dei lavoratori. L'accordo, però, resta obbligatorio e va conservato, disponibile per eventuali controlli, per un periodo di cinque anni.
L'omessa comunicazione è sanzionata in via amministrativa, con un importo che si applica per ciascun lavoratore coinvolto: in un'azienda con venti dipendenti in smart working non regolarizzato, l'esposizione complessiva smette rapidamente di essere trascurabile.
Il problema meno noto: senza accordo non c'è potere disciplinare
C'è una conseguenza che quasi nessuno mette in evidenza, e che dovrebbe interessare le aziende più di qualsiasi sanzione amministrativa.
L'art. 21 della Legge 81/2017 stabilisce che è l'accordo individuale a individuare le condotte, connesse all'esecuzione della prestazione all'esterno dei locali aziendali, che danno luogo all'applicazione di sanzioni disciplinari.
Il ragionamento è lineare e le sue implicazioni sono pesanti: se è l'accordo a dover definire quali comportamenti sono sanzionabili nel contesto del lavoro da remoto, in assenza di accordo l'azienda si trova in grande difficoltà nel contestare disciplinarmente proprio quelle condotte. Un dipendente irreperibile nelle fasce concordate, che non rispetta le modalità di rendicontazione o che lavora da un luogo non idoneo, diventa molto più complicato da sanzionare se non esiste alcun documento che stabilisse quelle regole.
È il paradosso di questa materia: l'accordo viene percepito come un adempimento burocratico a favore del lavoratore, mentre è anche — e in certi aspetti soprattutto — lo strumento con cui l'azienda si costruisce il potere di governare la prestazione a distanza.
Infortunio in smart working senza accordo: il nodo INAIL
Il lavoratore agile gode della tutela assicurativa INAIL contro gli infortuni e le malattie professionali, inclusi gli infortuni occorsi durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello scelto per svolgere la prestazione.
Il problema, in assenza di accordo, è di ordine probatorio. L'accordo individuale è lo strumento che consente di individuare i rischi ai quali il lavoratore è esposto e i riferimenti spazio-temporali entro cui la prestazione si svolge — quali fasce orarie, con quali modalità, in quali condizioni. Sono esattamente gli elementi necessari per stabilire se un infortunio sia avvenuto nell'ambito dell'attività lavorativa o al di fuori di essa.
Quando questi riferimenti mancano, l'indennizzabilità dell'infortunio non viene esclusa in automatico, ma richiede accertamenti specifici volti a verificare che l'attività svolta al momento dell'evento fosse effettivamente connessa a quella lavorativa, in quanto necessitata e funzionale, pur essendo resa fuori dai locali aziendali.
Il risultato è una zona grigia che non conviene a nessuno: non al lavoratore, che rischia tempi e incertezze nel riconoscimento della tutela, e non all'azienda, che si trova coinvolta in una ricostruzione che avrebbe potuto evitare con un documento di due pagine. Sugli adempimenti da attivare quando un infortunio si verifica, abbiamo pubblicato una guida operativa dedicata a come gestire un infortunio sul lavoro dalla parte del datore di lavoro.
Sicurezza: l'informativa annuale e il rafforzamento del 2026
L'art. 22 della Legge 81/2017 impone al datore di lavoro di consegnare al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un'informativa scritta che individui i rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione in lavoro agile.
È un adempimento autonomo rispetto all'accordo, ma che nella pratica segue la stessa sorte: le aziende che non hanno formalizzato l'accordo, quasi sempre, non hanno nemmeno predisposto l'informativa né la aggiornano annualmente.
Questo profilo ha assunto rilievo crescente: la Legge 34/2026, entrata in vigore nell'aprile 2026, ha rafforzato il collegamento tra lavoro agile e obblighi prevenzionistici, intervenendo anche sul quadro sanzionatorio previsto dal D.Lgs. 81/2008. La direzione del legislatore è chiara: il lavoro da remoto non è più trattato come una parentesi organizzativa, ma come una modalità ordinaria che deve rispettare pienamente gli obblighi di tutela della salute e della sicurezza.
Cosa deve contenere un accordo per essere davvero utile
Un accordo compilato frettolosamente da un modello generico assolve l'obbligo formale ma non protegge l'azienda. Per essere realmente efficace dovrebbe disciplinare almeno:
- durata e decorrenza, specificando se a tempo determinato o indeterminato, e le modalità di recesso con i relativi termini di preavviso;
- giornate e fasce orarie della prestazione agile, con indicazione delle fasce di contattabilità e di quelle di disconnessione;
- luogo di svolgimento, o quantomeno i requisiti di idoneità del luogo scelto dal lavoratore;
- strumenti di lavoro forniti dall'azienda, con la disciplina del loro uso e custodia;
- modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo, nel rispetto dei limiti previsti dallo Statuto dei Lavoratori in materia di controlli a distanza;
- condotte sanzionabili specificamente connesse al lavoro da remoto;
- tempi di riposo e misure per la disconnessione, che la legge richiede espressamente.
Come regolarizzare una situazione già in essere
Se l'azienda si riconosce nella situazione descritta all'inizio, la regolarizzazione è più semplice di quanto si tema e non richiede di interrompere l'organizzazione in corso. I passaggi sono sostanzialmente quattro: predisporre e far sottoscrivere gli accordi individuali con i lavoratori interessati, formalizzando per iscritto la prassi già in atto; effettuare la comunicazione telematica al Ministero del Lavoro; predisporre e consegnare l'informativa sui rischi, attivando il ciclo di aggiornamento annuale; verificare la coerenza tra quanto scritto negli accordi e quanto avviene realmente, perché un accordo che descrive un'organizzazione diversa da quella praticata riproduce lo stesso problema probatorio che si voleva risolvere.
Vale la pena sottolineare quest'ultimo punto: l'obiettivo non è archiviare un documento, ma allineare la realtà operativa alla sua rappresentazione formale. È la stessa logica che vale per gran parte degli adempimenti in materia di lavoro, dove la discrepanza tra ciò che è scritto e ciò che accade è il primo elemento che emerge in sede di verifica.
Conclusione
Lo smart working senza accordo individuale non è un'irregolarità formale da mettere in fondo alla lista delle cose da sistemare. Non rende nulla la prestazione — su questo le semplificazioni che circolano sono fuorvianti — ma priva l'azienda della possibilità di provare le condizioni pattuite, indebolisce il suo potere disciplinare proprio dove servirebbe di più, complica la gestione di un eventuale infortunio ed espone a sanzioni che si moltiplicano per il numero di lavoratori coinvolti.
Il costo della regolarizzazione, al contrario, è modesto: si tratta di formalizzare per iscritto un'organizzazione che nella maggior parte dei casi già funziona, e di attivare due adempimenti amministrativi. Farlo con il supporto di un consulente del lavoro, che possa costruire accordi coerenti con l'organizzazione reale dell'azienda e non modelli generici, è il modo per trasformare un obbligo di legge in uno strumento che serve davvero a chi lo adotta.
Domande frequenti
Lo smart working senza accordo scritto è nullo?
No. La legge richiede la forma scritta ai fini della regolarità amministrativa e della prova, non come elemento costitutivo: la prestazione resta valida, ma l'azienda perde la possibilità di dimostrare le condizioni concordate e opera in situazione irregolare.
Si può ancora usare il regime semplificato del periodo emergenziale?
No. Dal 1° settembre 2022 è tornata applicabile la disciplina ordinaria della Legge 81/2017, che richiede un accordo individuale scritto. Le proroghe successive hanno riguardato solo categorie specifiche, non la generalità dei lavoratori.
Che sanzione si rischia per la mancata comunicazione al Ministero?
Una sanzione amministrativa che si applica per ciascun lavoratore interessato: l'esposizione complessiva cresce quindi proporzionalmente al numero di dipendenti in smart working non comunicati.
Senza accordo si può sanzionare un dipendente che non rispetta le regole del lavoro da remoto?
È molto più difficile. La legge prevede che sia l'accordo individuale a individuare le condotte sanzionabili connesse alla prestazione svolta fuori dai locali aziendali: in sua assenza, la contestazione disciplinare su quegli aspetti diventa fragile.
Il lavoratore in smart working è coperto dall'INAIL anche senza accordo?
La tutela assicurativa opera, ma in mancanza di un accordo che definisca rischi e riferimenti spazio-temporali l'indennizzabilità dell'infortunio richiede accertamenti specifici sulla connessione tra l'attività svolta e la prestazione lavorativa.
Come si regolarizza uno smart working già attivo da anni senza accordo?
Sottoscrivendo gli accordi individuali che formalizzino la prassi in essere, effettuando la comunicazione telematica al Ministero, predisponendo l'informativa sui rischi con aggiornamento annuale e verificando la coerenza tra quanto scritto e l'organizzazione reale.
